Kanceláře

Tags: archiv | balící materiál | materiálové štítky | Rajapack | regály | třídění dokumentů

Archiv je mnohdy nepostradatelnou součástí našeho “inventáře”. Obsahuje totiž naše listiny, které můžeme v budoucnu použít jako průkazný materiál, stejně jako mnoho jiných dokladů a “nosičů” našeho intelektuálního majetku. Pokud stěhujeme svou kancelář, mnohdy nám tyto materiály dokážou nadělat spoustu vrásek na čele - je jich často tolik, že se nám míchají dohromady, páté přes deváté, a postupně se v nich začínáme ztrácet. Přestáváme mít přehled o tom, kde najdeme důležité formuláře, staré dopisy a potřebné dokumenty. I když si řekneme, že to během stěhování překousneme, můžeme být později nepříjemně zaskočeni v kritické chvíli, kdy kterýkoli zatoulaný dokument budeme potřebovat.

Téměř každý z nás je od přírody rozený bordelář, proto výše zmíněný scénář je velmi běžný. Přitom stačí velmi málo k ušetření spousty nervů a cenného času. Jakmile totiž předem opatříme dokumenty materiálovými štítky, můžeme je snadno seskupit dle jednotlivých druhů a následně vždy hledaný dokument nalezneme přesně na tom místě, kde bychom jej očekávali. Materiálové štítky tedy poslouží k jasné identifikaci dokumentů, ovšem během stěhování se nám i tak mohou rozházet a pomíchat. Není však nic jednoduššího, než si pořídit vhodný balící materiál, jako např. archivační krabice, popř. obyčejné lepenkové krabice. Do nich pak roztříděné dokumenty přehledně naskládáme a již se nemůže stát, že by se dokumenty při manipulaci samovolně proházely mezi sebou.

Aby nám dokumenty zůstaly roztříděné, je samozřejmě zapotřebí je někam uložit i po stěhování. Pokud máme k dispozici např. polici, jsme takříkajíc za vodou. Ovšem pokud není místnost takto vybavená, můžeme zvážit i jiné alternativy. Jednou z nich představují regály. Ty bývají levné a často poskytují mnohem více úložného prostoru v porovnání s obyčejnými dřevěnými policemi. Policové kovové regály, nebo také archivní regály jsou velmi dobrou volbou pro uskladnění našich dokumentů. Nabízejí totiž tolik prostoru, že nám postačí na spousty a spousty dokumentů.

Barevné etikety v arších